Como declarar o Imposto de Renda sendo MEI: veja regras e passo a passo

Ser Microempreendedor Individual (MEI) simplifica a formalização de pequenos negócios no Brasil, mas não elimina todas as obrigações fiscais do empreendedor. Uma das principais dúvidas de quem atua nessa categoria é se o MEI precisa declarar Imposto de Renda e, em caso positivo, como fazer isso corretamente. A confusão é comum porque o MEI envolve dois registros distintos: o CNPJ da empresa e o CPF da pessoa física, cada um com regras próprias e declarações diferentes.

Na prática, o fato de ter um CNPJ não significa que o microempreendedor esteja automaticamente dispensado de declarar o Imposto de Renda Pessoa Física. Dependendo do faturamento, do lucro obtido ao longo do ano e da existência de outras fontes de renda, o MEI pode, sim, ser obrigado a prestar contas à Receita Federal. Não entender essa diferença pode levar a erros na declaração, multas e até problemas com o CPF.

A declaração do Imposto de Renda para quem é MEI exige atenção a detalhes que vão além do simples faturamento anual da empresa. Mesmo que o CNPJ esteja regular e dentro do limite de R$ 81 mil por ano, o microempreendedor pode ser obrigado a declarar o IR como pessoa física, especialmente se teve rendimentos tributáveis acima do limite definido pela Receita Federal ou se possui outras fontes de renda, como salário CLT, aposentadoria ou trabalhos como freelancer. Além disso, há regras específicas para definir qual parte do lucro do MEI é isenta e qual deve ser tributada, o que costuma gerar dúvidas e erros no preenchimento da declaração. Tire, a seguir, as suas principais dúvidas em torno do assunto.

Uma das principais dúvidas de quem é microempreendedor individual está na diferença entre o MEI enquanto empresa e o MEI enquanto pessoa física. O MEI é um CNPJ criado para formalizar pequenos negócios, com regras próprias de tributação simplificada. Já o Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) está vinculado ao CPF do empreendedor e leva em conta os rendimentos pessoais obtidos ao longo do ano.

Na prática, isso significa que o microempreendedor pode ter duas obrigações fiscais diferentes, que não se substituem. A primeira é a declaração anual do MEI, obrigatória para todos os CNPJs ativos. A segunda é a declaração do Imposto de Renda como pessoa física, que depende do valor dos rendimentos, do lucro do negócio e da existência de outras fontes de renda. Nem todo MEI é obrigado a declarar IRPF, mas uma parcela significativa acaba se enquadrando nos critérios da Receita Federal.

DASN-SIMEI (Declaração Anual do MEI)

A DASN-SIMEI é a declaração anual obrigatória do Microempreendedor Individual. Nela, o MEI informa o faturamento bruto da empresa no ano anterior e se teve ou não empregado registrado. Mesmo quem não faturou nada durante o ano precisa enviar a declaração para manter o CNPJ regular.

O prazo de entrega costuma terminar em 31 de maio. Caso a DASN-SIMEI não seja enviada, o empreendedor pode receber multa automática, ter o CNPJ suspenso e enfrentar problemas para emitir o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). A declaração é feita gratuitamente no portal do Simples Nacional e costuma ser simples, desde que o MEI tenha controle básico do faturamento anual.

A declaração do Imposto de Renda Pessoa Física é uma obrigação separada da DASN-SIMEI. Em 2026 (ano-base 2025), está obrigado a declarar quem se enquadrar em critérios como: rendimentos tributáveis acima do limite anual definido pela Receita, rendimentos isentos acima do teto estabelecido ou posse de bens e direitos acima do valor mínimo exigido.

Nesse caso, o MEI declara como pessoa física, usando o CPF. O CNPJ não substitui essa obrigação, e os dados informados pela empresa e pelo contribuinte são cruzados automaticamente pelos sistemas da Receita. Divergências entre as duas declarações podem levar o contribuinte à malha fina.

O limite anual de faturamento do MEI é de R$ 81 mil, valor que corresponde à receita bruta da empresa, sem considerar despesas. Caso esse teto seja ultrapassado, o empreendedor pode ser desenquadrado do MEI e migrar para outro regime tributário, como o Simples Nacional.

Para o Imposto de Renda, no entanto, o faturamento não é o fator determinante. O que importa é o lucro do negócio e a renda pessoal do empreendedor. Faturamento é o total que entrou no CNPJ; lucro é o que sobra depois das despesas. Por isso, um MEI dentro do limite legal pode, ainda assim, ser obrigado a declarar IRPF, dependendo de quanto efetivamente recebeu como renda.

A legislação do Imposto de Renda permite que parte do lucro do MEI seja considerada isenta, ou seja, não sujeita à tributação no IRPF. Essa parcela é calculada com base no lucro presumido, sem necessidade de comprovar despesas.

Esse valor pode ser declarado como “Rendimentos isentos e não tributáveis”. Caso o MEI tenha despesas comprovadas que reduzam o lucro real, é possível aumentar a parcela isenta, desde que esses gastos possam ser devidamente documentados.

O cálculo da renda tributável do MEI pode ser feito em algumas etapas. Primeiro, o empreendedor deve identificar o faturamento anual da empresa. Em seguida, aplica-se o percentual de isenção correspondente à atividade exercida. O valor restante representa o lucro que pode ser tributado.

Por exemplo: um MEI prestador de serviços faturou R$ 60 mil no ano. Aplicando o percentual de isenção de 32%, R$ 19.200 são considerados lucro isento. Se não houver despesas comprovadas, o valor restante, R$ 40.800, passa a ser tratado como rendimento tributável e deve ser avaliado dentro das regras do Imposto de Renda Pessoa Física.

Esse é o valor que entra na declaração como rendimento tributável recebido de pessoa jurídica, influenciando diretamente a obrigatoriedade de declarar e o cálculo do imposto devido.

O primeiro passo para o MEI declarar o Imposto de Renda é acessar o site da Receita Federal e baixar o programa oficial de declaração ou utilizar a versão online, disponível para preenchimento direto no navegador. Ao iniciar a declaração, o contribuinte deve informar seus dados pessoais normalmente, como CPF, endereço e rendimentos recebidos ao longo do ano.

Em seguida, é preciso declarar o lucro isento do MEI. Esse valor deve ser informado na ficha “Rendimentos isentos e não tributáveis”, utilizando a opção referente a lucros e dividendos recebidos. Nesse campo, o microempreendedor deve lançar apenas a parcela do lucro considerada isenta, calculada com base no percentual permitido para sua atividade.

Depois disso, o MEI deve declarar a parte tributável do lucro, que corresponde ao valor que excede o limite de isenção. Esse montante deve ser informado na ficha “Rendimentos tributáveis recebidos de pessoa jurídica”, com o CNPJ da empresa pagadora — que, no caso, é o próprio MEI. É importante informar corretamente o valor bruto recebido no ano, pois esse dado influencia diretamente o cálculo do imposto devido.

Caso o microempreendedor retire pró-labore, esse valor também deve ser incluído como rendimento tributável, assim como salários ou outros pagamentos recebidos. Por fim, é fundamental conferir se os valores declarados no Imposto de Renda estão coerentes com as informações informadas na DASN-SIMEI, já que a Receita Federal cruza automaticamente esses dados. Divergências podem levar o contribuinte à malha fina.

É bastante comum que o microempreendedor individual tenha outras fontes de renda além do MEI, como emprego com carteira assinada, aposentadoria, pensão ou trabalhos realizados como freelancer. Nesses casos, o Imposto de Renda não é analisado separadamente por atividade: todos os rendimentos do ano devem ser reunidos em uma única declaração de pessoa física.

O salário recebido como CLT, por exemplo, deve ser informado normalmente na ficha de “Rendimentos tributáveis recebidos de pessoa jurídica”, conforme o informe de rendimentos fornecido pela empresa empregadora. Esse valor é somado aos rendimentos obtidos com o MEI e pode, sozinho, ultrapassar o limite de obrigatoriedade da declaração, mesmo que o lucro do negócio seja baixo ou inexistente.

O mesmo raciocínio vale para quem recebe aposentadoria, pensão ou rendimentos como freelancer. Esses valores entram na declaração conforme sua natureza — tributáveis ou isentos — e impactam diretamente o cálculo final do imposto. Por isso, ao avaliar a obrigatoriedade de declarar, o MEI deve considerar a renda total recebida ao longo do ano, somando todas as fontes, e não apenas o faturamento ou o lucro do CNPJ.

Quem deixa de entregar a declaração dentro do prazo está sujeito à multa por atraso, que cresce conforme o tempo passa. Além disso, inconsistências ou omissão de rendimentos podem levar o contribuinte à malha fina.

Problemas com o CPF, como pendências e restrições, também podem surgir, dificultando a obtenção de crédito, financiamentos, passaporte e até acesso a benefícios. Manter a declaração em dia evita transtornos e garante a regularidade fiscal do empreendedor.

Manter organização financeira é um dos principais aliados do MEI. Guardar notas fiscais, recibos e comprovantes ajuda a comprovar faturamento, despesas e lucros. Separar a conta bancária da empresa da conta pessoal também facilita o controle dos valores.

Antes de enviar a declaração, é recomendável revisar os dados informados na DASN-SIMEI e no programa do Imposto de Renda. Em situações mais complexas, como faturamento próximo ao limite ou múltiplas fontes de renda, contar com o apoio de um contador pode evitar erros, multas e dores de cabeça no futuro.

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