Esses são os 7 melhores programas para melhorar sua produtividade

O Microsoft Word, o Microsoft Excel e o Microsoft PowerPoint continuam sendo os principais aplicativos de escritório usados no dia a dia de empresas e no home office. No entanto, ao optar pelo Microsoft 365, antigo Office 365, o usuário não fica restrito apenas a esses três programas: a assinatura oferece um pacote completo com diversos outros apps e serviços em nuvem que aumentam a produtividade e tornam o trabalho mais colaborativo.

Além dos aplicativos clássicos, o conjunto inclui soluções como Microsoft Outlook (para e-mails, calendário e tarefas), OneDrive (armazenamento e compartilhamento de arquivos com segurança), Microsoft Teams (chat, chamadas de vídeo e gestão de projetos), Microsoft OneNote (anotações), Clipchamp (edição de vídeos), Editor (assistência de escrita inteligente em tempo real), além de recursos de proteção com o Microsoft Defender. Recentemente, a empresa também incorporou ferramentas de inteligência artificial, como o Microsoft Copilot e o Microsoft Designer. Assim, em vez de instalar apenas programas individuais, o usuário passa a ter acesso a uma assinatura que integra aplicativos online e offline.

Com suporte para Windows, macOS, iOS e Android, um dos grandes diferenciais que notei durante o uso é que os arquivos ficam armazenados na nuvem, o que permite que várias pessoas editem documentos simultaneamente, façam comentários e acompanhem alterações sem a necessidade de trocar anexos por e-mail. O plano gratuito do Microsoft 365 oferece apenas as versões web dos programas, enquanto o Básico adiciona 100 GB de armazenamento em nuvem. Já os planos Personal e Family liberam o uso dos aplicativos em versão desktop, ampliam para 1 TB de OneDrive por usuário e incluem recursos de IA, sendo que o plano familiar pode ser compartilhado por até seis pessoas.

O Google Workspace , antes conhecido como G Suite, é um pacote de aplicativos desenvolvido pelo Google também com o objetivo de aumentar a produtividade e facilitar a colaboração. Ele reúne ferramentas como Gmail, Google Drive, Google Meet, Google Agenda, Chat, Google Keep, Google Docs, Google Planilhas e Google Slides, além de recursos para criação de sites, formulários online e até vídeos com tecnologia de IA por meio do Vids. Recentemente, foram incorporados o NotebookLM, que utiliza inteligência artificial para pesquisa e análise, e o AppSheet, que permite criar aplicativos e automações sem precisar programar.

Os planos do Google Workspace variam conforme armazenamento, limite de participantes em videoconferências e acesso às funcionalidades de inteligência artificial. Por exemplo, o plano Starter oferece 30 GB de armazenamento, até 150 participantes em videochamadas e o assistente de IA Gemini Google apenas no Gmail. Já o Business Standard amplia o armazenamento para 2 TB, disponibiliza assistência de IA em outros apps, adiciona assinatura eletrônica em documentos e PDFs, além de gravação de chamadas e cancelamento de ruído, mantendo o limite de 150 participantes.

Para empresas que precisam de mais recursos, o Business Plus oferece até 5 TB por usuário e videoconferências com até 500 participantes. O plano Enterprise, voltado para grandes organizações, permite transmissões ao vivo e amplia o limite para 1.000 participantes. Independentemente do plano escolhido, é possível configurar domínios corporativos no Gmail e gerenciar o acesso a documentos, tornando o Google Workspace uma solução completa para quem trabalha de forma remota e precisa manter a produtividade e a organização.

A comunicação é essencial para manter o trabalho em dia e a equipe alinhada. O Slack foi desenvolvido justamente para isso, reunindo pessoas, projetos, aplicativos e até agentes de inteligência artificial em um único espaço. Por meio de canais, é possível organizar conversas por equipe, departamento ou tema específico, além de enviar mensagens, arquivos, áudios e links, mantendo tudo centralizado e evitando a confusão com conversas pessoais, como acontece no WhatsApp.

Segundo a empresa, as equipes que utilizam o Slack registraram um aumento de 47% na produtividade. A plataforma permite acompanhar projetos, automatizar tarefas do dia a dia e realizar reuniões com áudio e vídeo, além de criar clipes para gravar e compartilhar informações. Também é possível se comunicar com parceiros externos via Slack Connect e integrar mais de 2.600 aplicativos, como Google Drive e Trello. Agentes de IA, disponíveis por meio do Agentforce, ajudam a resumir conversas, gerar e atribuir tarefas e responder a perguntas, economizando tempo e aumentando a eficiência.

O Slack possui diferentes planos, que variam principalmente pelo histórico de mensagens e pelas funcionalidades de IA. No plano gratuito, o histórico é limitado a 90 dias, enquanto os planos pagos oferecem acesso ilimitado. Já o plano Pro inclui resumos de conversas gerados pela IA, e o Business+ adiciona recursos avançados, como pesquisa e resumos de arquivos com inteligência artificial.

O Trello é um dos programas mais utilizados para gerenciamento de tarefas e projetos, e provavelmente você já ouviu falar dele. Ele adota o método Kanban, que organiza o trabalho em quadros (boards), listas e cartões: cada quadro representa um projeto, as listas indicam as etapas do fluxo de trabalho, como "A fazer", "Em andamento" e "Concluído", e os cartões correspondem a tarefas individuais. Cada cartão pode incluir descrições, checklists, prazos, etiquetas, anexos e responsáveis, o que permite que toda a equipe acompanhe o progresso das atividades em tempo real.

Além da simplicidade visual, o Trello é bastante flexível e pode ser usado tanto por equipes quanto individualmente, adaptando-se a diferentes tipos de projetos, desde o planejamento de conteúdos até o acompanhamento de metas pessoais. É possível adicionar outros membros às tarefas, gerenciar listas extensas de atividades e instalar extensões que ajudam a medir o tempo gasto em cada tarefa.

O serviço também permite transformar e-mails ou mensagens de aplicativos como Slack e Microsoft Teams em tarefas diretamente nos quadros, centralizando o trabalho. A plataforma pode ser acessada na web, na versão para desktop ou pelo aplicativo disponível para Android e iPhone, garantindo que você acompanhe suas tarefas e projetos de qualquer lugar.

O Notion é um espaço de trabalho digital integrado que reúne diversas ferramentas em um só lugar. Com ele, é possível criar anotações, listas de tarefas, organizar projetos, montar bancos de dados e colaborar em equipe. O aplicativo combina a simplicidade de um editor de texto com a flexibilidade de blocos modulares, que podem ser arrastados e reorganizados, permitindo a criação de páginas personalizadas conforme as necessidades de cada usuário. Esses blocos podem incluir textos, imagens, tabelas, quadros, calendários e até integrações com outros serviços.

Na prática, o Notion pode ser usado tanto para organização pessoal, como em anotações e listas de afazeres, quanto em trabalhos em grupo, de forma semelhante a programas como Evernote e Google Keep. Ele permite criar documentos colaborativos, adicionar comentários, mencionar colegas e compartilhar páginas em tempo real. Para uso individual, o aplicativo é gratuito. Já no caso de equipes, a gratuidade é restrita ao período de teste. Os planos pagos são divididos em Plus, Business e Enterprise.

O Notion também incorporou recursos de inteligência artificial aos planos Business e Enterprise. A IA do Notion atua como um assistente capaz de escrever, resumir textos, corrigir erros, gerar ideias e traduzir conteúdos. Já os agentes de IA ajudam a automatizar fluxos de trabalho, podendo buscar informações em páginas já criadas ou responder a perguntas sobre conteúdos armazenados. Apesar de conseguir ajudar com automações de trabalho básicas, nos testes do TechTudo, sentimentos pouca necessidade de usar IA para operar no programa. O serviço está disponível no navegador e também em versões para Windows, MacOS, iOS e Android.

O Zoom é uma plataforma de videoconferência que permite realizar reuniões online, chamadas de áudio, webinars e até transmissões ao vivo. Para participar, basta criar uma conta gratuita ou paga, instalar o aplicativo no computador ou celular e acessar a sala virtual por meio de um link ou ID de reunião. Durante os encontros, os participantes podem interagir por vídeo, áudio e chat, além de utilizar recursos como reações rápidas, enquetes e gravação da chamada.

Um dos diferenciais do Zoom são as ferramentas colaborativas. Ele possibilita o compartilhamento de tela, a criação de salas menores para trabalhos em grupo (chamadas breakout rooms) e ainda conta com integração com aplicativos como Google Agenda e Microsoft Outlook. Outros recursos interessantes são o Zoom Whiteboards, um quadro branco virtual e colaborativo para brainstorms e apresentações, e os clips, que permitem criar e compartilhar vídeos curtos. A plataforma também tem o AI Companion, uma inteligência artificial que ajuda a escrever conteúdos, resumir reuniões e até organizar projetos.

O plano Básico é gratuito, mas restringe as reuniões a 40 minutos e até 100 participantes. Já o Profissional aumenta esse limite para 30 horas, adiciona armazenamento em nuvem e inclui recursos de IA. Para equipes maiores, há o plano corporativo que permite até 300 participantes por chamada.

O Todoist é um aplicativo de organização e gerenciamento de tarefas que facilita a rotina de trabalho. Ele permite criar listas, organizar atividades em projetos ou categorias, definir prioridades e adicionar lembretes para não esquecer prazos importantes. Além disso, o usuário pode personalizar a visualização das tarefas na tela por meio de etiquetas e filtros.

Um dos principais destaques do aplicativo é a sincronização entre múltiplos dispositivos, garantindo que as tarefas estejam sempre atualizadas no celular, no computador ou no navegador. A ferramenta também se integra a outros serviços, como Google Agenda e Slack, tornando-se ainda mais útil no dia a dia profissional. É possível visualizar a semana no calendário, criar tarefas recorrentes e classificar atividades em categorias como “Hoje” ou “Em breve”, mantendo o dia a dia mais organizado.

A versão gratuita permite criar até cinco projetos pessoais, manter uma semana de histórico de atividade, usar lembretes, layouts de lista e de painel e filtros básicos, além de integrar e-mails e calendário. Para quem busca recursos avançados, como assistente de inteligência artificial e espaço de trabalho compartilhado, os planos Pro e Business ampliam as funcionalidades, aumentando a colaboração em equipe e a produtividade no trabalho remoto.

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