Google Drive: 7 truques de produtividade que você deveria conhecer

Personalizar as notificações do Google Drive é uma maneira de evitar distrações e manter o foco nas tarefas mais importantes. O serviço de armazenamento do Google permite que os usuários recebam notificações sempre que alguém compartilha um novo arquivo ou pasta, menciona o nome dele em comentários, realiza ações que exigem atenção ou solicita acesso a arquivos. Isso pode levar a interrupções frequentes, já que é tentador interromper o que está fazendo para verificar cada alerta.

Para ajustar as configurações, acesse o Google Drive (drive.google.com) e faça login na conta. Em seguida, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione "Configurações" no menu. No painel à esquerda, clique em "Notificações". A partir disso, é possível marcar ou desmarcar as opções conforme a preferência. Uma dica é optar por receber as notificações por e-mail, em vez de vê-las diretamente no navegador. Dessa forma, é possível definir horários específicos para verificar as mensagens, o que ajuda a manter o foco nas atividades durante o restante do dia.

Com o Google Drive, é possível acessar e editar arquivos mesmo sem conexão com a Internet, como documentos do Google Docs, planilhas do Google Sheets e apresentações do Google Slides. No entanto, antes de usar esse recurso offline, é necessário configurar tudo enquanto estiver online. O primeiro passo é instalar a extensão "Documentos Google Offline" no Google Chrome. Além disso, verifique se o dispositivo possui espaço suficiente para salvar os arquivos.

Após a instalação da extensão, abra o Google Drive e clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela. Em seguida, selecione "Configurações" e, na seção "Geral", marque a opção "Criar, abrir e editar seus arquivos recentes do Google Docs, Sheets e Slides neste dispositivo enquanto estiver offline".

Esse recurso é muito útil para quem precisa trabalhar em locais com conexão instável ou ausente, durante viagens ou em áreas remotas. Lembre-se de que as alterações feitas enquanto estiver offline serão sincronizadas automaticamente com o Google Drive assim que a conexão for restabelecida.

Com o tempo, é possível que o usuário tenha conectado diversos aplicativos de terceiros à conta do Google Drive e nem se lembra disso. Embora a maioria desses aplicativos não represente risco à sua segurança, é recomendável revisar regularmente quem tem acesso aos seus dados. Além disso, remover programas que não usa mais ou não confia libera espaço para outros arquivos importantes.

Para gerenciar o acesso de um aplicativo, acesse o Google Drive no navegador, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione "Configurações". Em seguida, clique em "Gerenciar aplicativos", localize o aplicativo desejado e clique em "Opções". Selecione "Desconectar da unidade" para revogar o acesso e, se necessário, exclua os dados ocultos do aplicativo.

Tem uma conta do Google Drive associada ao trabalho ou à escola como padrão, sem ter autorizado essa configuração? Isso ocorre porque o Google define a primeira conta com a qual foi feito login como principal. Como resultado, sempre que o usuário acessa o Drive no navegador, ele entra automaticamente neste perfil, o que pode dificultar o acesso à sua conta pessoal.

Caso tenha várias contas vinculadas ao Drive, é possível definir como padrão a conta que mais utiliza, reduzindo a troca de perfis. Para fazer isso, clique no ícone do seu perfil no canto superior direito e selecione "Sair de todas as contas". Depois, entre novamente no Google Drive e faça login com a conta que deseja definir como padrão.

Se estiver usando um computador diferente, pode ser que não tenha as ferramentas necessárias para abrir arquivos em formatos como PDF, DOCX ou ODT. Para resolver isso de maneira simples e rápida, o Google Drive oferece um recurso que converte esses arquivos para o formato do Google Docs, o que facilita a edição. Basta abrir o Google Drive no navegador, clicar no ícone de engrenagem e acessar as "Configurações". Em "Geral", marque a opção "Converter uploads para o formato do editor do Google Docs".

Com essa funcionalidade ativada, sempre que fizer o upload de arquivos de texto, o Google Drive vai converter automaticamente para o formato do Google Docs. Isso elimina a preocupação com incompatibilidades entre diferentes formatos de arquivo e garante que a edição dos documentos de qualquer lugar em qualquer dispositivo com acesso à internet.

Organizar suas pastas no Google Drive pode parecer um desafio, principalmente quando o usuário lida com drives compartilhados e um excesso de documentos. No entanto, é possível tornar a busca mais eficiente se atribuir cores às pastas com base nos conteúdos. Por exemplo, é possível usar o laranja para materiais de estudos, o verde para arquivos pessoais e o vermelho para documentos de trabalho.

Essa estratégia facilita a identificação visual e a localização rápida de arquivos. Para classificar as pastas, basta abrir o Google Drive no navegador e acessar a conta. Em seguida, clique com o botão direito na pasta que deseja modificar, selecione a opção "Organizar" e escolha entre as 24 opções de cores disponíveis.

Usar o Google Drive como armazenamento principal pode ser uma ótima maneira de centralizar e proteger arquivos. No entanto, ao instalar o Google Drive Desktop no PC com Windows, a pasta "Documentos" é configurada como local padrão de armazenamento. Para realizar o backup e a sincronização com a nuvem, será necessário mover os arquivos manualmente para a pasta local do Google Drive.

Para otimizar esse processo e garantir que todos os arquivos sejam salvos diretamente no Google Drive, é possível alterar o local de armazenamento padrão. Para isso, abra o Explorador de Arquivos no Windows (pressionando Windows + E), clique com o botão direito na pasta "Documentos", selecione "Propriedades" e vá até a aba "Local". Em seguida, clique no botão "Mover", escolha a pasta do Google Drive no menu lateral e confirme a alteração.

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