IAs já conseguem te substituir em reuniões? Veja o que diz especialista

O uso de ferramentas de inteligência artificial para registrar reuniões, gerar resumos automáticos e destacar encaminhamentos e tarefas tem ganhado espaço no ambiente corporativo. Esses recursos ajudam a organizar informações, economizar tempo e tornar o acompanhamento das atividades mais prático, principalmente em equipes grandes ou com agendas cheias. Ainda assim, especialistas lembram que a tecnologia, por mais eficiente que seja, ainda não é capaz de substituir a presença humana de modo geral.

Para o professor Marcos Barreto, da Fundação Vanzolini, a IA já desempenha um papel importante ao estruturar o que foi discutido e entregar uma síntese objetiva do encontro. No entanto, ele ressalta que isso não transforma a tecnologia em uma substituta real da participação. "Dizer que a IA pode substituir a presença humana é muito forte. O que a gente consegue é saber o que aconteceu lendo o resumo, os itens que ficaram para serem tratados em seguida, ou seja, aquela clássica ata da reunião", avaliou.

Segundo Barreto, há situações em que a IA pode ser uma aliada e outras em que a presença do profissional continua essencial. "Quando há assuntos que dizem respeito diretamente ao seu trabalho, é melhor estar presente para defender sua posição. Mas em discussões que não interferem tão diretamente, a ata gerada pela IA ou o resumo funciona bem para ter uma ideia do que foi discutido", explica.

Ferramentas de IA costumam ser mais eficientes em reuniões cujo objetivo principal é informar e não debater. Nesses casos, o colaborador assume um papel mais passivo, apenas acompanhando atualizações que podem ser facilmente registradas em texto. É o caso de:

Nessas situações, o resumo gerado pela IA geralmente oferece uma visão objetiva do que foi compartilhado, sem grandes perdas de compreensão. Barreto destaca que, quando o tema não afeta diretamente o trabalho do profissional, ler uma transcrição ou um resumo pode ser suficiente e até mais rápido e prático do que assistir à gravação da reunião inteira.

O problema começa quando esse tipo de prática é aplicado a reuniões estratégicas. Conversas voltadas para tomada de decisão, divergências de opinião, definição de prioridades ou construção de soluções costumam exigir trocas diretas, escuta atenta e negociação entre os participantes. Pular encontros desse tipo pode fazer com que o profissional perca espaço para defender sua posição, deixe de trazer informações importantes e fique distante do processo de tomada de decisão.

Barreto alerta que, nessas situações, o resumo não consegue capturar toda a complexidade envolvida. “Em reuniões de tomada de decisão, nas quais os profissionais participam não só contribuindo com ideias, mas sendo parte da solução, o risco de utilizar apenas a IA é muito maior”, afirma. Ele reforça ainda que reuniões só fazem sentido quando há algo que exige discussão conjunta e interação em tempo real. Nos demais casos, pode ser mais produtivo e barato apostar em formatos assíncronos, como documentos compartilhados, vídeos gravados ou mensagens estruturadas com apoio da IA.

Segundo a pesquisa da Software Finder, faltar reuniões confiando apenas no resumo da IA pode trazer problemas como perda de nuances (48%), questões de privacidade (46%) e riscos de segurança de dados (42%). Além disso, existem fatores práticos que influenciam o dia a dia das equipes. Ao apostar apenas na tecnologia para se inteirar, profissionais podem perder assuntos importantes, prejudicar decisões coletivas e comprometer a colaboração.

Vale lembrar que, mesmo com pauta definida, reuniões podem mudar de direção, aprofundar temas ou incluir decisões imprevistas que não aparecem de forma detalhada nas descrições da IA. Além disso, a ausência de participantes envolvidos diretamente nos projetos pode atrasar prazos, limitar debates e gerar decisões mal fundamentadas.

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